您可能仍在考虑工作中的电子邮件。电子邮件确定无处不在’是吗?冒着提出这个话题的风险,让我们谈谈如何管理电子邮件而不是它来管理我们。

除非您在课堂上介绍电子邮件时就已经教书,否则您可能尚未想到,但是使用电子邮件最有效的方式是什么?

我知道电子邮件在我开始教学时就已经存在了,没有人向我提供建议以及如何以及何时使用它。我已经养成了一些好习惯,完全是偶然的。我还必须以更艰难的方式学习一些课程,纯粹是为了保持对学生的同情。

您的电子邮件什么时候打开?

您认为孩子们知道我们对他们强迫性检查手机的方式微笑吗?有时候,这就是教师的样子,检查收件箱。

我没有试图超越任何“prime directives”您可能在学校读书,但您知道不必全天打开电子邮件,对吗?从技术上讲,它每天可以打开超过一次而不会着火。 在学生到达之前完成AM扫描(针对最后一分钟的父项),然后关闭您的电子邮件 直到你下午才打开,计划或一天结束。如果发生紧急情况,有人会敲你的门。坦率地说,我认为老师应该 教学 不要在上课时发电子邮件,不要’t you?

您可以考虑在回复电子邮件时将其发布在网页上,将其包含在电子邮件签名中,或者在您检查电子邮件时让秘书知道。但是说真的,您上过大学教书或发电子邮件吗?

如果您将电子邮件保持打开状态,则任何屏幕时间都会被劫持 任何 传入消息。垃圾邮件打扰您,烦人的提醒,父母的要求–您最终会让新近度决定相关性,而不是通过策略来掌控收件箱。

您什么时候回复电子邮件?

如果您希望在一天的一部分时间内关闭收件箱,我已经为您感到骄傲。

现在我们可以谈谈回复电子邮件吗?因为老师们一团糟,所以这个话题到处都是。有些老师会立即回复所有电子邮件。有些老师会回复电子邮件,但不会回复启动电子邮件。有些老师会全部答复,转发,答复错误的人,并且会无限期地发送电子邮件。我们必须将其整合在一起。

我建议你 保存今天下午的电子邮件。这样一来,您就避免了对收到的每封电子邮件都进行响应的习惯。这有两件事可以使您立即受益:第一,您不必等待收到的每封电子邮件并对其做出反应。相反,您将精力集中于答复所有问题。立即发送电子邮件并节省您的时间。二,它减慢了一些需要放慢速度的电子邮件–让我解释。任何人都可以发送措辞不佳的电子邮件–父母,管理员,同事。因此,您花费的阅读时间越长,发件人对他/她的电子邮件的反思就越长。有时人们最终会发送另一封电子邮件来澄清他们的首次尝试。最好是拥有两个相同想法的版本,而不是被一个思想表达不佳的想法所困扰,并被拖进一个冗长的电子邮件链中进行澄清。

因此,当您打开电子邮件时,不是按时间/时间排序,而是按 按发件人或主题排序。如果某人发送了多封电子邮件,则开始阅读最新的一封电子邮件,并希望他们通过最后一封电子邮件将他们的邮件整理在一起–想象一下节省的时间。如果对您发送的电子邮件有多个回复,相同/相似的主题,您已经知道您必须立即回复这些电子邮件,因为它们又是对您的回复,从而节省了时间。

当您回复时,请体谅原始邮件。您是回复还是全部回复?无缘无故不包括人员。如果您想对一个人说些什么,只需给他们发送电子邮件。否则,最好是回复发件人,并且只需抄送(抄送)原始电子邮件中包含的其他邮件。这表明您要发送给的人现在在球场上有球,其他人只是被告知而不必承担回应的负担。并且,关于BCC(盲抄本),请客气。而且,我的意思是不像高中生那样,仅在需要时使用它。不,接收者看不到它,但是当这些东西回燃时,它们通常会 壮观.

如果您在收件箱前的时间中有人回复了您刚刚发送给他们的邮件,那么您绝对没有义务立即回复他们。您需要处理目前保存的电子邮件,如果您超出了分配的电子邮件时间,我允许您明天考虑回复此新邮件。真的。

您的电子邮件中有什么?

电子邮件是Web 2.0,因为每个电子邮件的作者都在创建内容。但是,它现在无所不在,以至于许多人似乎已经过时了。好的,您需要记住一些有关您正在创建的内容的知识,“老套”可能会帮助您内部化以下内容:首先, 您的电子邮件代表学校 非学校聚会,因此您最好相信社区和学校本身都能使您达到更高的标准。其次,您可能将其发送给一位父母,但我们都知道 可以 只需单击即可结束任何地方。请 在单击“发送”之前,请始终考虑一下您的内容.

您的电子邮件的许多收件人都不会像您那样具有技术性或教育程度。您可以通过公开表达友善来帮助克服这种沟通不畅的可能性。 WWMT (您的妈妈会怎么想?)最好是成为表情符号球,而不是被潜在地视为电子邮件混蛋。尝试从所有潜在的关键观点来看待您的交流,并自由插入任何能证明您的真实状态的指导性文字/表情符号–有爱心的专业人员。

请注意,每个学区都需要保存电子邮件通讯一段时间,但时间会因学区而异。在FOIA下,可以要求这些通讯..so ..请不要关注新闻。

多少个问号?

我的规则:每封电子邮件一个问题。 虽然这似乎与我合并电子邮件的原则背道而驰,但您可能需要遵循此原则。有一天,您将与与我合作的那个人一起工作,这一规则将使您免于早/长期接触染发剂的麻烦。您’re welcome.

为成功做好准备!

签名

用专业签名设定期望值。如有疑问,请同事给您反馈。如果您担心他们对您不诚实,我会告诉您放弃剪贴画,闪光的gif和十个链接,这些链接只会损害您的信息。 一般规则:保持简单。您的姓名,职务/教学任务,联系信息,以及(在进行教学时声明您摆脱电子邮件的理想之地)可以响应电子邮件/会议/接听电话的时间。仍然不确定怎样才能成为一个不错的电子邮件签名?查看 我的About.me –构建您的页面,并使用指向该页面的链接作为签名。

范本

每个老师实际上只有一组电子邮件。我的是复试和低年级,这是我在学校真正设法处理的所有其他事情。但是,您需要告诉我您的身份,然后我们才能为您提供一些模板!自从你’从您“已发送”文件夹中的内容开始,已经多次发送过这些电子邮件。

您可以发送一封电子邮件,然后将其保存到TEMPLATES文件夹中,也可以在Microsoft Word中进行发送,然后通过“保存并发送”选项进行自定义后,只需通过MSWord通过电子邮件发送即可。

在您的电子邮件或MSWord模板中,写下电子邮件的最长版本。任何可能是可选的地方,对我而言,这都是重新测试的条件,我建议您制作一种颜色。诸如名称之类的任何个性化设置都将另外一种颜色。然后保存单词TEMPLATE和您的Subject。当您需要发送此电子邮件时,请打开模板并更改个性化颜色,然后确定是否需要包括可选部分。更改每个部分时,将其颜色更改回基本颜色。将其发送给自己以查看发送时的外观是一个好主意,也许‘test’ yourself?

筛选器

我喜欢将电子邮件手动分类到子文件夹中。 (不过,我从小学起就一直是底特律雄狮队的球迷,所以也许我喜欢痛苦和失望?)但是,一个超级有用的主意是探索自动完成这项任务。 这是有关Outlook的出色教程。它没有以前或现在的Lions播放器担任主角。

 

让’s manage email 而不是让它产生压力,让我们冲动,加速局势或只是浪费时间。

您会添加什么作为电子邮件黑客,如何管理而不是让我们管理电子邮件?